Повышение личной эффективности правило 2 минут

Рейтинг прибыльных брокеров бинарных опционов 2020:
  • Бинариум
    Бинариум

    1 место в рейтинге! Лучший брокер судя по отзывам трейдеров! Идеален для новичков и средне-опытных трейдеров. Заберите бонусы за регистрацию счета:

Правило двух минут

Это одно из правил методики повышения личной эффективности Дэвида Аллена. Изложено в его книге «Приводим жизнь в порядок». Тут есть небольшой обзор на нее.

«Если задача занимает менее 2 минут, просто сделайте её!»

Десятки вещей, которые можно сделать буквально за 2 минуты, мы откладываем на потом, раздувая из них целую проблему. Вынести мусор, ответить на сообщение, позвонить в справочную — список двухминутных дел можно продолжать до бесконечности.

Да, не все на первый взгляд простые задачи в итоге занимают именно 120 секунд. Но чем меньше вы будете «собираться с духом», тем больше времени останется непосредственно на деятельность.

7 способов повышения личной эффективности

По исследованию компании Basex, офисные работники занимаются личными делами в среднем 2,1 часа в день, то есть на час дольше положенного перерыва на обед. Работодателям в США такое безделье обходится в $588 миллиардов в год. Мы узнали, как повысить личную эффективность менеджеров и вместе с экспертами составили топ-7 правил, которые нельзя игнорировать.

Планируйте

Планирование — это первый метод повышения личной эффективности. Американский бизнес-тренер Брайан Трейси в книге «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь» пишет: «Каждая минута, потраченная на планирование, экономит 10 минут труда». Если план не записан, то нам приходится вспоминать, что мы хотели сделать, причем часть задач можем забыть. Кроме того, когда мы пишем план, ограничиваем задачи по времени. В противном случае затягиваем каждую и не успеваем все, что нужно.

Ирина Неясова, бизнес-тренер:
— Планируйте свой день с момента пробуждения до момента засыпания, включая рабочее время. В первую очередь, чтобы проживать яркую жизнь на работе, а не превращать ее в пытку, которую нужно перетерпеть «от звонка до звонка», если у вас низкая мотивация. А трудоголикам план нужен, чтобы не засиживаться за делами до поздней ночи.

Хорошо, если руководитель будет помогать с планированием и ставить цели по повышению личной эффективности сотрудникам. Маркетолог Сергей Гудков в своем блоге пишет, что отсутствие плана работы, заданного «сверху», расслабляет подчиненных, и сложные дела они начинают перебрасывать друг на друга, растягивать сроки или откровенно бездельничать.

Чтобы этого не допустить, Сергей предупреждает управленцев:

ТОП лучших русскоязычных брокеров бинарных опционов:
  • Бинариум
    Бинариум

    1 место в рейтинге! Лучший брокер судя по отзывам трейдеров! Идеален для новичков и средне-опытных трейдеров. Заберите бонусы за регистрацию счета:

  1. Важно до мелочей разбираться в бизнес-процессах компании, чтобы работники не смогли обмануть и сослаться на то, что много времени тратят на работу, которую можно выполнить за час.
  2. Надо приучить сотрудников в свободное время читать профессиональную литературу, профильные блоги и т.д. Они должны расширять свои знания вместо того, чтобы просиживать рабочее время в соцсетях или в курилке.

Проявите управленческие навыки для повышения личной эффективности подчиненных и внесите в их планы эти пункты, укажите точное время для задач, проконтролируйте соблюдение дедлайнов. И вскоре увидите, как поменяется работа всей компании.

Расставляйте приоритеты

Мы живем в эпоху многозадачности, когда одновременно приходится говорить по телефону, печатать письмо и вносить правки в текст. Но человеческий мозг — это аккумулятор для организма. Когда его «заряд» растрачивается сразу на несколько дел, то мыслетопливо заканчивается почти мгновенно. Поэтому важно расставлять между задачами приоритеты и выполнять их по очереди.

Известный бизнес-консультант Стивен Кови в книге «Главное внимание — главным мелочам» советует использовать матрицу Эйзенхауэра. Впрочем, она итак довольно известна. Суть практики состоит в том, что вы распределяете все рабочие задачи на 4 группы:

  • Важные и срочные дела: их надо выполнить сегодня;
  • Важные, но несрочные дела: их можно перенести на завтра;
  • Неважные, но срочные: выполнить сегодня, но можно делегировать;
  • Неважные и несрочные дела: их и хочется сделать в первую очередь, но ради повышения личной эффективности лучше отложить или вычеркнуть из списка.

Матрица выглядит как 4 квадрата, в которые надо вписать дела, разбив их на категории. Такое визуальное расположение воспринимается удобнее, чем перечень задач в виде списка.

Используйте принцип Парето

Этот способ повышения личной эффективности лежит в основе матрицы Эйзенхауэра. По-другому он звучит как «Правило 80/20»: 80% результата достигаются благодаря 20% усилий. Например, 20% клиентов приносят 80% прибыли.

Принцип Парето помогает вычленить задачи для левого верхнего квадрата матрицы. Вписывайте в него дела, которые принесут максимальный результат: по прибыли, по подписанию договоров и т.д.

Как расставить приоритеты

Выпишите в список все задачи на день. Теперь дополните его не менее важными делами, до которых давно не доходят руки. Когда список будет готов, оцените каждую задачу по 10-ти бальной шкале в зависимости от ее приоритета. Дела с оценками от 5 до 10 являются наиболее важными и будут приносить 80% эффективности. Записывайте их в левый верхний квадрат и ставьте сроки.

Изучите тайм-менеджмент

Недостаточно просто расставить приоритеты. Нужно научиться концентрироваться на одной задаче и не отвлекаться.

Ирина Неясова, бизнес-тренер:
— На время выполнения задачи устраняйте все отвлекающие факторы: закрывайте окна и двери, блокируйте мессенджеры. Чтобы не отвлекаться на смартфон, я советую скачать приложение, которое просто-напросто не позволяет отвлечься от задачи в течение времени, которое вы сами установите.

Мы не рекламируем софт, а только рассказываем о его эффективности.

Приложение, которое упомянула Ирина, называется «Forest». Вы устанавливаете таймер и работаете, а программа «выращивает дерево». Если выйти из приложения и открыть что-то другое — например, почту, sms, соцсети, то приложение начинает «ругаться», и растение погибает.

Ирина Неясова, бизнес-тренер:
— В плане на день установите для себя 2 блока работы с почтой: 20 минут до обеда, причем после важных задач, и 20 минут в конце рабочего дня. Помните, что вы проверяете ее не с тем, чтобы задержаться до ночи, потому что обнаружили супер-важное письмо, а чтобы запланировать на завтрашний день дела, которые, возможно, появятся после прочтения почты.

Установите дедлайны

Не имея четкого дедлайна для задач, работники перекладывают важные дела на завтра, а к концу месяца ничего не сдают начальнику. Виноват руководитель, потому что сам забывает о сроках.

А у тех, кто работает в CRM-системе, все происходит по-другому. Как — расскажем на примере программы SalesapCRM.

  • Начальник ставит подчиненному задачу и указывает срок исполнения. С его приближением сотрудник получает уведомления от системы: «Приближается дедлайн по задаче». Таким образом CRM сама следит за выполнением поручений и высылает начальнику просроченные задачи, чтобы он вовремя выяснял причины задержек и не давал менеджерам расслабляться.
  • Каждый работник сам себе ставит напоминания по сделкам. Например, он пообещал клиенту перезвонить через неделю. Скорее всего, он об этом забудет. Но если сразу после разговора добавит себе задачу в CRM, то увидит напоминание спустя неделю и не упустит клиента. При этом он не напрягает голову, удерживая в памяти обещание перезвонить.

ВSalesapCRMможно оставить для себя напоминание в несколько кликов

  • Еще один способ мотивировать сотрудников на соблюдение сроков — публичный рейтинг в CRM. Ставьте им цели по количеству новых сделок, по сумме и другим показателям, обозначайте общий дедлайн, и индикаторы на личных виджетах каждого покажут, кто на сколько приблизился к цели. Когда работники видят результаты своего коллеги, то не хотят отставать, а значит им в голову не придет просрочить задачи.

На виджете с личной целью менеджеров указываются проценты выполнения задачи, а цвет индикатора подсказывает, надо ли поторопиться.

Ставить дедлайны в CRM-системе, конечно хорошо, но это полдела. Важно понимать, какие из ваших бизнес-процессов можно прогнозировать, а какие нет. Иначе рискуете свести менеджеров с ума, заставляя выполнять в срок то, что растягивается по объективным причинам. Лучше закажите аудит у аналитиков SalesapCRM. Они проанализируют ваш бизнес и дадут практические рекомендации, которые помогут повысить личную эффективность сотрудников и всей компании.

Закажите бесплатный аудит!

Эксперт S2 поможет вам проанализировать вашу систему продаж по 50-ти показателям, чтобы вычислить ее слабые места. Всего 20 минут, и у вас будет готовый перечень шагов по повышению эффективности бизнеса.

Отдохните

Эксперт по тайм-менеджменту Глеб Архангельский в книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» утверждает, что тайм-менеджмент надо начинать с организации отдыха! Причем он должен отвечать 6-ти принципам:

  1. Ритмичность. Человеческая активность зависит от биоритмов, поэтому и отдых не должен быть спонтанным: отвлекайтесь на 5 минут после каждого часа работы.
  2. Переключение. Отвернуться от монитора и обсудить новость с коллегой — это не отдых. Выходите из офиса, сделайте гимнастику, попейте чай.
  3. Допустите творческую лень. Не путать с обычной. Когда вы прочитали много информации по своей задаче, и мозг отказывается делать из нее выводы, отключитесь и не думайте о задаче какое-то время. Мозг начнет расслабляться, и прочитанное постепенно уложится.
  4. Учитесь высыпаться. Здесь известные советы: не ешьте на ночь, проветривайте комнату и т.д. Банально, но многие ли их придерживаются?
  5. Спите на работе. А вот это интересно. В Китае у всех есть складные койки, и обед длится 2 часа. Но у нас рабочий день в 2 раза короче, поэтому «украдите» у обеда минут 20 и идите в машину или закрывайтесь в кабинете. Вздремните 15 минут. Автор утверждает, что мозг успеет освежиться, а у человека повысится работоспособность.
  6. Переживайте момент. Осознайте, что сегодняшняя задача является частью вашей души. Слейтесь с ней, и заметите, как она перестает обременять, и ее хочется довести до совершенства. Именно тогда работа перестанет быть пыткой, а станет частью вашей жизни. Вы ведь не хотите омрачать жизнь негативными мыслями?

Во время рабочего отдыха важна полная перезагрузка мозга и тела

Наведите порядок

Чашка недопитого кофе, кипа бумаг, зарядник от телефона — так выглядит стол большинства сотрудников. А ученые из Принстонского университета выяснили, что беспорядок на рабочем месте плохо влияет на продуктивность: вы плохо концентрируетесь и не можете обрабатывать весь объем информации.

Портал о дизайне интерьера «Квартблог» дает советы по эффективному обустройству рабочего места, где все под рукой и ничего не отвлекает:

  • Держите под столом мусорную корзину и сразу выбрасывайте ненужное.
  • Как ни старайся, а на стол периодически попадает мелочь, которая нужна в работе (стикеры, маркеры, скрепки). Заведите для них отдельную коробку.
  • Оставьте на столе или уберите в верхний ящик стола то, чем пользуетесь каждый день. Остальное отправляйте в шкаф или на полку.
  • Заведите органайзер, рассортируйте документы по коробкам (входящие/ исходящие, по дате получения, по контрагентам и т.д.)
  • Используйте отдельный бокс для документов, которые некогда разбирать, иначе они будут захламлять стол, пока вы их не отсортируете.
  • По возможности перенесите все записки и стикеры в цифровой формат. В идеале вносите в CRM-систему. В ней запланированные дела будут не просто храниться, а оформляться в виде задач, а с приближением дедлайна появляться в виде уведомлений с напоминанием о сроке, и вы перестанете срывать дедлайны.
  • Заведите жесткие правила: перед уходом домой разложить все по коробкам и органайзерам, помыть чашку, протереть пыль. А раз в месяц проводить генеральную уборку на рабочем столе и в ящиках.

Еще пара практических советов от эксперта «Квартблог», после которых вы начнете все убирать с рабочего стола

Составить план повышения личной эффективности не так уж сложно — куда сложнее его выполнять. Но это вопрос к самоорганизации, о которой можно много интересного почитать в разделе нашего блога «Личный рост». А если вы — руководитель, и вам нужен совет по организации эффективной работы коллектива, то закажите аудит своего бизнеса и создайте качественный план повышения личной эффективности своих работников, чтобы привести компанию к успеху.

Личная эффективность — что это такое

Существует определение личной эффективности, которое подразумевает под собой способность человека наиболее быстро и эффективно выполнять определенные задачи и добиваться поставленных целей. При этом учитываются время, затраченное на выполнение, и объем энергозатрат. По сути, персональная эффективность – это правильность в выборе действий, управление своими действиями на определенном участке времени, самое главное – управление собой. Несмотря на то, что понятие времени статично, и считается, что управлять им нельзя, есть вариант правильно распределить свои личностные ресурсы, чтобы потратить как можно меньше времени на достижение определенной цели.

Важность персональной эффективности

Личностная эффективность влияет на многие аспекты жизни человека. Невысокая работоспособность никогда не выведет лидера. Человек, который на протяжении длительного времени выполняет несложные задачи, будет постоянно в числе отстающих. Он не сможет получать более высокие должности, быстро обрабатывать информацию, использовать полученные знания, фильтровать материалы. Для того чтобы развивать навыки личной эффективности, необходимо вложить 20% своих талантов и 80% труда. Талант позволит рассчитать минимальные затраты сил и времени для достижения желаемого результата, а труд – качественно выполнить необходимую работу. Этой способностью можно пользоваться не только в целях получения материальных благ, но и в бытовых вопросах, освобождая себе время для отдыха и новых впечатлений.

Улучшение качества жизни

Категории людей, требующие повышения эффективности

Повышать персональную эффективность рекомендуется людям, у которых слабая концентрация внимания, которые часто переключаются на другие задачи, не окончив при этом предыдущие. На самом деле повышение личной эффективности происходит постоянно. Невозможно на одном конкретном результате дать оценку продуктивности. Очень часто результативность страдает у фрилансеров, которые работают с большим потоком новостей и информационных источников. Достаточно сложно из такого объема новых данных и материалов выбрать те, которые будут полезны именно в данный момент. Из-за отсутствия блокировки определенных сайтов, которые созданы для отвлечения, увеличения их количества, эти люди тратят на работу в 4 раза больше положенного времени. Поэтому для удаленных сотрудников очень важно постоянно держать себя под контролем и повышать личную эффективность.

Вторая категория людей, нуждающихся в оптимизации времени и затрат, – это бизнесмены. Помимо того, что они должны выполнять необходимые действия, которые требует рабочий процесс, они еще следят за его организацией. То есть им нужно следить за наемными служащими, которые работают для достижения необходимых целей, управленческого учета и качественного развития бизнеса. Как правило, руководители тренируют не только свою индивидуальную эффективность, но и продуктивность каждого своего сотрудника и коллеги.

Третья категория людей, которые нуждаются в постоянном повышении собственной продуктивности, – это ученики и студенты. Для получения максимального количества нужных знаний им необходимо работать с большим потоком информации, грамотно отфильтровывая все ненужные материалы.

Со всего потока информации следует выбрать полезную

Как выработать у человека высокую эффективность

Понятие высокой личной эффективности не является объективным фактором. Формирование ее начинается еще в школьном возрасте, именно тогда, когда ребенок начинает расставлять приоритеты. В период с 19 до 25 лет человек более всего способен повысить личную эффективность. Это не означает, что после 25 лет ничего с ней сделать невозможно, просто в этом промежутке повысить свою продуктивность проще всего.

Соотношение работы и отдыха

Важно! Наиболее высокую продуктивность показывают люди, которые правильно распределяют нагрузку в течение всего трудового дня.

Наука давно ставит под сомнение длительность рабочего дня, равную 8-ми часам. Идеальная продуктивность достигается при 52-х рабочих минутах, затем 17-ти минутном отдыхе. То есть в первые 52 минуты рабочего дня была показана самая высокая концентрация внимания на выполнении поставленной задачи, потом мозг начинает требовать передышки. 17 минут вполне хватает для того, чтобы человек отдохнул, сбросил напряжение и с новыми силами приступил к завершению начатого.

Как повысить личную эффективность

Для повышения личной эффективности используют 7 наиболее популярных способов:

  • Целеполагание;
  • Грамотное использование ресурсов;
  • Приоритеты;
  • Планирование;
  • Концентрация;
  • Умение распределить обязанности;
  • Социализация.

Грамотная постановка цели

Грамотная постановка цели позволяет правильно расставить ориентиры движения на самом первом этапе по достижению цели. Для ориентации необходимы такие качества, как самоанализ и фильтрование навязанных предложений. Человек должен четко понимать, что ему надо и работать только в этом направлении.

Рациональное использование ресурсов

Рациональное использование ресурсов поможет выполнить работу качественно и быстро, не потратив при этом весь потенциал. Имея в своем представлении несколько вариантов развития события, следует выбрать тот, который требует минимум энергозатрат и четко приведет к поставленной цели. В курсе по тайм-менеджменту есть отдельная лекция на тему рационального использования ресурсов.

Правильная расстановка приоритетов

Правильная расстановка приоритетов может помочь быстро добиться поставленных задач с использованием самых сильных своих сторон и качеств. Не всегда нужно следовать навязанным идеалам, даже основываясь на примерах успешных людей. Одну и ту же задачу можно решить несколькими способами, следует выбирать тот вариант решения, в котором будут задействованы самые сильные способности. К примеру, первоклассный игрок в теннис будет абсолютно слаб в качестве вратаря в футбольной игре. Поэтому для получения наград ему лучше реализовывать себя на том пути, в котором он силен.

Четкое и поэтапное планирование

Для правильно выполненной работы важна системность. Человеку необходимо сразу определяться, какое именно действие и на каком этапе времени следует выполнять. Это касается абсолютно любого аспекта жизни человека. Также рекомендуется просчитывать варианты замены действий, если ситуация вышла из-под контроля.

Сосредоточенность и концентрация внимания

Длительность концентрации внимания у взрослого в 7 раз выше, чем у ребенка. Даже имея сильнейшую мотивацию, мозг не способен работать дольше определенного времени. Поэтому очень важно быть максимально сосредоточенным на выполнении задачи в первые 50 минут, после того, как активность мозга начинает снижаться, дать ему отдохнуть, иначе на достижение результата понадобится в разы больше времени.

Надо работать над улучшением концентрации внимания

Умение делегировать обязанности

Очень важным пунктом в повышении личной эффективности является умение правильно распределить обязанности между сотрудниками. Существует интересное правило: «если часть работы можно переложить на другого человека, а самому при этом добиться большего результата, это следует сделать».

Навык социализации

Человек живет и работает в социуме. Навык социализации помогает найти сотрудников, способных качественно выполнить какую-то часть работы. Также общение позволяет выстраивать долгосрочные деловые отношения.

Личная эффективность по методу Брайана Трейси

Особой популярностью при повышении личной эффективности пользуется метод Брайана Трейси, описанный в его книге «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь». В ней описываются методы, которые помогут повысить продуктивность и правильно распределить время между работой и отдыхом. Вот некоторые из них:

  1. Четкая постановка целей.
  2. Планирование.
  3. 20% таланта, 80% труда.
  4. Творческий подход.
  5. Приоритетность задач.
  6. Показатели деятельности.
  7. Начальная подготовка.
  8. Повышение квалификации.
  9. Использование знаний на максимум.
  10. Саморазвитие.
  11. Определение слабых мест.
  12. Мобилизация.
  13. Стимулы.
  14. Рациональное использование времени.

Книга Брайана Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь»

Преграды при повышении личной эффективности

Помешать повышению личной эффективности могут устоявшиеся привычки, лень, страх выйти из зоны комфорта. При повышении продуктивности рекомендуется оценивать свои действия объективно и не бояться что-то изменить в систематизации процесса.

К сведению. Чаще всего именно лень и страх перемен могут стать основными преградами к достижению поставленной цели. Если задаться целью, иметь дополнительную мотивацию можно достигнуть желаемого результата быстро и с минимальными энергозатратами.

Получить бонусы за открытие бинарного счета:
  • Бинариум
    Бинариум

    1 место в рейтинге! Лучший брокер судя по отзывам трейдеров! Идеален для новичков и средне-опытных трейдеров. Заберите бонусы за регистрацию счета:

Добавить комментарий